让你从小白快速进阶成高手 office办公软件基本操作有哪些( 二 ) _office

开启自动保存，养成随时保存的习惯
新版本的 Excel 中都有自动保存功能，建议大家打开。并且平时要养成随时保存的习惯，如做任何修改后都要保存。办公时，你处理表格数据，突然有事离开工位，或者需要操作其他程序，第一步就是按下 Ctrl+S 快捷键保存好表格。还要，长时间操作表格，最好每隔一段时间（几分钟）或每做完一个小部分，都保存一下，不然处理了很久的数据，程序突然退出或死机等没保存就变成了无用功了，白白浪费时间。
上传云端，做好备份
如果是正版的购买账号，会提供 OnDrive 服务，可以上传至云端，并且开始自动保存后会将保存的本件上传至云盘中，多重备份更安全。自己也可以注册一个百度网盘等账号，把办公资料上传至网盘，防止文件丢失。
多版本保存
这里的多版本指的是工作中的文件，经历多次修改产生的版本，比如按日期时间分，按版本号分等，如文件名相同，版本号不同（项目资料 1 ，项目资料 2 ，项目资料 3……）。很多人往往在修改文件后喜欢把新文件替换掉旧的文件，防止弄混，而我是文件修改前先做上一个版本的备份，或者每天工作完成后备份今日工作文件，存档在其他文件夹位置或者网盘中，可以随时回溯查找。
使用快速访问工具栏
每个人处理工作不同，习惯操作表格使用的功能不同，所以可以把常用的功能右键，添加到快速访问工具栏，需要时直接点击，不用再查找菜单选择，提供效率。

重要文件加密保护
对应工作中比较重要的文件要注意加密，在 Excel 表格中有设置打开工作簿密码，保护工作簿，保护工作表等功能。打开工作簿密码设置后只有知道密码才能查看表格中的数据。保护工作簿是保护工作簿的结构，比如工作表不能修改删除等。保护工作表的作用是处理表格区域，比如禁止修改某些表格数据。

打开密码

保护工作簿工作表
做好模板
公司处理的表格文件，日常工作中要用到的表格文件一般都有固定的模板，比如出库单，工资单，检测报告，台账等，要存档好这些基本模板，且每次录入的固定数据可以提前填好，需要时候直接修改几个变动的数据，无需每次都重复填写，增加工作量。
二次开发自动化办公程序
可以使用 VBA 或者 Python 代码编写自动化程序。如果日常工作重复步骤较多，且需要处理相同类型文件，可以学习 VBA 或 Python 代码开发一些简单的自动化程序，提供工作效率。如果有复杂的数据需要处理，也可以在找人定制一款适合自己的办公程序，可以使办公效果事半功倍。比如你每条都有处理几十几百个表格，每个表格数据十分重要，需要加密处理，如果逐个操作，需要大量时间，可以使用批量加密程序，一键处理，几分钟完成原来一小时的工作任务。还是根据模板要生成多个 Excel 表格分别填写数据，批量查找修改表格数据等，都可以使用 Excel 批量处理程序，把原来需要几十分钟甚至几小时要处理的表格，几分钟就完成。另外就是避免了手动点击鼠标操作可能发生错误的情况，也是推荐使用 Excel 批量处理程序的原因。