告知通常分为书面告知、口头告知两种 。口头告知只需当面通知被告知人即可，可通过电话、邮箱等方式 。而书面告知通过告知函作出，通常是司法、行政机关对行为人作出的告知，部分单位的任免也会采用书面告知 。
书面告知结构：
一、标题：函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成 。
二、正文：写行文的缘由、背景和依据，说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难 。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项 。如果事项比较复杂，则分条列项书写 。
【告知一般怎么用】三、结语：如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达” 。若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语 。
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