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客户的需求问题解决之后 ， 项目团队对部分设备采用自制还是外购意见不统一 ， 有人认为自制可以降低成本 ， 而且可以积累生产经验；也有人认为外购可以降低风险 ， 提高项目的成功的机会 。针对这种情况 ， 我们对自制或外购的利弊进行了认真分析 ， 并进行了市场调研 ， 请专家进行了判断 。最后召开会议对大家的意见进行统一 ， 考虑到项目时间紧、任务重 ， 万一失败将造成严重影响 ， 决定通过采购的方式进行 。最后 ， 我们根据项目管理计划、活动资源需求、干系人登记册、风险登记册等 ， 通过查找公司的组织过程资产 ， 组织编制了详细的采购管理计划 ， 并形成了采购工作说明书 。
采购计划
由于该项目时间紧、任务重 ， 经水文局同意 ， 某些硬件主要是通过公开招标的方式进行采购 。首先我们通过该县级市的采购中心网站登记了相关招标信息 ， 发布了招标公告 ， 确定自招标公告发布之日起二十日内为投标有效期 。然后我们制定了评标标准 ， 成立了评标委员会 ， 评标委员会设置由5人组成 ， 其中包括技术方面专家3名、经济方面专家1名、我公司管理人员1名 。截止投标之日共收到6家供应商进行了投标 ， 经过资格审查共有5家符合要求 。开标时又有一家供应商想要投标 ， 尽管这家供应商与我们之前有过合作 ， 而且合作情况也很好 ， 但是已经过了投标截止时间 ， 仍然被我们拒收了 。开标后 ， 评标委员会对5家符合条件的供应商进行打分 ， 根据打分结果 ， 评标委员会推荐了A公司作为供应商 。确定供应商后 ， 我们尽快与之签订了采购合同 。根据招标文件要求 ， 为了确保采购合同顺利执行 ， 我们要求供应商缴纳了履约保证金 。
控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况 ， 并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程 。在该过程中 ， 我们根据采购文件和双方签订的采购合同等 ， 及时检查与审计合同的执行情况 ， 根据需要提供变更申请 ， 为此我们专门制定了变更控制流程 ， 成立的变更控制委员会 。
我们的变更流程包括：1、提出变更申请；2、评估变更的影响；3由变更控制委员会批准或者否决变更；4、实施变更；5验证变更；6、发布变更；7、跟踪变更 。变更控制委员会成员主要包括：我方高层领导1人、水文局领导1人、团队管理人员2人 ， 团队技术人员2人 。根据采购计划安排 ， 我们安排专人及时跟踪采购合同的执行情况 ， 每周召开一次例会 ， 沟通交流采购设备的生产进度和质量情况 ， 如果出现偏差 ， 立即采取措施纠正 ， 并严格按照变更控制流程执行 。本着既要保证质量 ， 又要尽量减少变更的原则 ， 以确保不延误项目进度 。但是在一次检查时发现 ， 我们还是卖方进度滞后 ， 可能会影响该项目的进度 ， 我们立即督促卖方尽快采取措施赶上进度 ， 卖方高度重视 ， 用高效人员替代了原来的低效人员 ， 很快赶上了进度 。原创提示：本文首发在今日头条平台【北大磊哥】账号下 ， 关注我 ， 每周分享良心干货！
我们根据项目管理计划和采购文件 ， 我们组织相关干系人对采购的设备进行了验收 。所采购设备完全符合要求 ， 顺利经过验收 ， 而且对方提前交货 ， 对我们项目的顺利进行起到了关键作用 。验收结束后 ， 我们立即向财务部门提出了支付合同尾款的申请 。同时对采购过程的一些文档进行了整理汇总 ， 总结了采购过程的经验和教训 。最终通过我们计划周密的采购管理 ， 既保证了项目进度、提高了项目质量 ， 又降低了项目风险 。

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