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查询未开放档案,想说爱你并不难
查询未开放档案并不是一件简单的事,其鉴定、审批、借阅等一系列流程该怎么走,需要档案部门和相关业务部门动脑筋、想办法,从制度层面、操作层面都给予合理的框架和指引,否则就是心中想法千千万,操作执行步步艰,群众办不了事,相关部门不作为或难作为 。困局如何打破,或可从三个方面考量 。
01
依法利用档案谁说了算
档案存在的价值就是借阅利用,每一卷档案都是待飞的黑天鹅,说不定哪天就有人要利用 。对已经开放的档案来说,借阅不是问题,履行必要的手续,基本上到馆即可调阅 。难的是尚未开放的档案,谁来拍这个板同意借阅?
新修订档案法第三十条规定:馆藏档案的开放审核,由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责 。说得很明确了,档案馆要负责,形成单位或移交单位也要负责 。档案部门是收集保管部门,对档案的内涵、实质、意义未必能把握精准,形成单位是业务部门,他们对文件材料的来龙去脉摸得门清,两部门共同审核把关,对档案是否开放等于上了两道保险锁,严谨、理性,可以保证在依法利用的同时,确保其安全性 。
02
依法利用档案怎么做
未开放档案利用说起来简单,做起来复杂,谁都知道这是便民利民的好举措,可一旦具体到某个档案部门头上,又会成为“不可承受之重” 。原因在于,档案的鉴定审核,在很多单位、很长时期,其实是为了销毁做准备 。库房容量不足,档案连年增加,为了给更有价值、更有分量的档案腾地,档案鉴定销毁也是无奈之举 。
但新修订档案法如平地一声春雷,明确公民“享有依法利用档案的权利”,公民根据需要“可以按照国家有关规定,利用档案馆未开放的档案” 。档案鉴定工作立刻从可有可无,变得非常之重要 。档案馆不开展鉴定工作,大批量没有鉴定过的档案就要躺在库房里,利用者来了,到底是该借还是不该借,档案工作者无据可依,无所适从 。也因此,档案鉴定工作要抓紧开展,制定相应的规章制度,成立鉴定委员会,哪些能借,哪些不能借,为什么不能借,要有说法,有依据,给每一位借阅群众一个满意的答复 。
03
【黄琥观察I查询未开放档案,想说爱你并不难】依法利用档案可以特事特办
无论多么严密的制度,都不可能面面俱到 。档案人作为借阅利用方的直接接触者,在操作层面上,并非不能灵活机动,有情而为 。
例如,某一类档案虽然鲜少借阅,而且相关制度欠缺具体要求,可是面对急切的查档者,我们是不是应该了解他的查档需求,用心评估他查阅的那一份、或几份文件是否就一定影响到社会的安全稳定,不能借阅?这需要档案人员有高超的政策理解能力、丰富的业务实践经验,以及对借阅利用者充满温度的共情之心 。
特殊事件特殊办理,不能动辄以没有先例、没有相关制度为由,将借阅利用者拒人于千里之外,能不能妥善处理未开放档案的借阅利用,考验的是档案部门的责任与担当,智慧与勇气 。
(中原油田分公司档案管理中心 黄琥)
XIUMIUS
微信号|DAGZQK
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