5、博客管理 。 联络组须定时整理部门博客 ， 及时把活动的资料和照片放上去 。
（二）、注意事项：
1、联络过程 。 联络时注意语气和态度 ， 要做到有文明有礼 ， 以及恰时 。 在休息时间尽可能不要通知 ， 或者可选择发短信通知,但是要注明收到请回复；如果在非休息时间还未回复再次电话通知 。 如果情况十分紧急,直接电话通知,说明缘由 。
2、会议通知 。 在通知时要重点提醒被通知人的会议、活动时间和地点如果是大型会议要在会议前一天或者是会议前一个小时再跟参加者提醒一下 ， 确保他们的到场 。
3、细节提示 。 重大会议或活动 ， 须提醒参加者注意着装 ， 并佩戴学生会工作证、校徽 。
4、事宜核准 。 联络组要注意活动的时间 ， 如果时间有出入的话要向部长请示清楚再答复他人 。 要多次反复和张部、刘佳老师、刘文基老师、乔华锋老师确认时间 ， 做好通知 。
二、总务组
（一）、日常工作：
1、做好每次会议的记录和会议前的准备工作 。 准备工作主要包括会议开始前要先问清开会的老师需要讨论的资料 ， 提前打印、整理 。
2、写申请书：申请书要按规范写 ， 并且要按规范页规范的字体 。 经费申请表也要用规范表写 ， 写完要先给主席签名再给刘佳老师 。
3、物资管理与物资申请：物资由一个干事管理 ， 平时物资的损坏、丢失 ， 由此干事负责 。
4、财务报表：由一个干事负责财务 。 一学期写一份财务报表上交 。
（二）注意事项：
1、平时由此同学负责把举办活动的报销活动收集交给刘佳老师 。 交给刘佳老师时 ， 尽可能顺便帮老师贴好发票联 。 提醒老师把钱还给申请报销同学 ， 并且提醒申请报销同学平时多与老师沟通 ， 才能尽快拿到报销款 。 还要跟进报销情况 ， 确保报销人已拿到钱 。
2、物资申请要用物资申请表 。 表格一式两份 ， 分别由监察部和秘书处保留 。 由本部与其他部门干事一起去拿 ， 并签名 。 遵循先申请先审批原则 。 秘书处要严格按照档案管理条例填写以上表格,并存档 。 物资借出期间出现任何问题由借用人承担 。
3、跟学生会有关的文档记录都要用印有学生会水印的模板 。
三、文秘组
（一）日常工作：
1、写策划书：大型活动要提前一个月出台 ， 并且与外联部打招呼 ， 提醒外联部可以提前找赞助商 。 策划书交给老师 ， 询问老师的意见 ， 及时做出修改 。
2、按时写好计划书 ， 主要是下学期工作计划 ， 按计划书进行 。 上学期主要是学术活动和田径运动会 。
3、每次活动后要做好总结工作 ， 每学期要写一份秘书处工作总结 。
4、要收集好各个部门的工作 ， 写一份学生会的工作年鉴 。
5、收集各系的工作计划、工作总结 。
（二）注意事项：
1、在写策划书的时候 ， 要多想几个解决的方案 ， 预防突发状况 。
2、策划书和学期工作计划都要提前写 。
第二章 规章制度
一、日常制度
1、秘书处成员要严于律己 ， 遵守学生会的管理制度 ， 互助共勉 ， 树立秘书处良好的形象和声誉 。
2、秘书处成员不得以权谋私 ， 不得以秘书处或学生会的名义有越权行为 ， 一经发现 ， 视情节轻重 ， 分别处以批评 ， 警告、直至辞退 。
3、秘书处成员在执行任务中 ， 出现错误应追究该组负责人及当事人的责任 。
4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作 ， 可以向秘书长或副秘书长提出辞职 ， 并上交辞职报告 ， 老师、秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后 ， 当工作移交完整后方可离开秘书处 。
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